Datenschutzerklaerung
KiEPhub – Lern- und Verwaltungsplattform | Stand: Maerz 2026
Verantwortliche
Plattformbetreiber (KiEPhub)
KiEP Akademie UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG
Gartenstrasse 7 68789 St. Leon-Rot
E-Mail: admin@kiepakademie.de
Telefon: 06227-8419202
Datenschutzbeauftragter: Ludger Feuerstein (admin@kiepakademie.de)
Unternehmens-Verantwortlicher
Noch nicht hinterlegt.
Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO)
KiEPhub ist eine webbasierte Lern- und Verwaltungsplattform, die von mehreren Unternehmen genutzt wird. Gemaess Art. 26 DSGVO besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen dem Plattformbetreiber und dem jeweiligen Unternehmen, ueber das Sie auf KiEPhub zugreifen.
Plattformbetreiber (KiEPhub) ist verantwortlich fuer:
- Technische Infrastruktur, Hosting und Serverbetrieb
- Cookies, Sitzungsverwaltung und Plattform-Sicherheit
- Plattformweite Dienste (Matrix-Server, H5P Hub, OCR-Verarbeitung)
- OAuth 2.0 / OpenID Connect Authentifizierungssystem
Unternehmens-Verantwortlicher ist zusaetzlich verantwortlich fuer:
- Kundenstammdaten, Profildaten und Kontaktdaten
- Bestellungen, Zahlungen und Rechnungen
- Terminbuchungen und -verwaltung
- Lernplattform-Inhalte und Kurseinschreibungen
- Unternehmensspezifische Integrationen (EasyVerein, Lexware, Odoo, Moodle)
- Aktivitaetsverfolgung (Time-Tracking)
Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung ueber die gemeinsame Verantwortlichkeit sind beim Plattformbetreiber einsehbar. Unabhaengig von der internen Aufgabenteilung koennen Sie Ihre Rechte gegenueber jedem der Verantwortlichen geltend machen.
Cookies und Sitzungsverwaltung
Technisch notwendige Cookies
KiEPhub verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies:
| Cookie | Zweck | Lebensdauer |
|---|---|---|
| Sitzungs-Cookie | Authentifizierung und Sitzungsverwaltung | 120 Minuten (nach letzter Aktivitaet) |
| CSRF-Cookie | Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen | Sitzungsdauer |
| Angemeldet-bleiben-Cookie | Automatische Wiederanmeldung (optional) | Konfigurierbar |
Cookie-Eigenschaften
Alle Cookies sind mit folgenden Sicherheitsmassnahmen versehen:
- HttpOnly: Ja – Cookies sind nicht per JavaScript auslesbar
- SameSite: Lax – Schutz vor CSRF-Angriffen
- Secure: Ja (bei HTTPS-Betrieb) – Uebertragung nur ueber verschluesselte Verbindung
Keine Tracking-Cookies
KiEPhub verwendet keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Werbe-Cookies. Es werden keine Cookies von Drittanbietern gesetzt. Google Analytics, Facebook Pixel oder vergleichbare Tracking-Dienste werden nicht eingesetzt.
Da ausschliesslich technisch notwendige Cookies verwendet werden, ist keine gesonderte Cookie-Einwilligung nach § 25 TDDDG (ehem. TTDSG) erforderlich.
Sitzungsspeicherung
Sitzungsdaten werden in der Datenbank gespeichert und enthalten:
- Authentifizierungsstatus
- CSRF-Token
- Nutzereinstellungen fuer die aktuelle Sitzung
Sitzungen laufen nach 120 Minuten Inaktivitaet automatisch ab.
Datensicherheit
Technische Massnahmen
- Verschluesselung bei Uebertragung: Alle Verbindungen werden ueber TLS/HTTPS verschluesselt
- Passwort-Hashing: Passwoerter werden als Einweg-Hash (bcrypt) gespeichert und koennen nicht zurueckgerechnet werden
- Zwei-Faktor-Authentifizierung: Optional verfuegbar (TOTP-Verfahren)
- API-Authentifizierung: OAuth 2.0 mit verschluesselten Zugangstoken (Laravel Passport)
- Verschluesselte Speicherung: API-Schluessel und Zugangsdaten fuer externe Dienste werden verschluesselt in der Datenbank gespeichert
- CSRF-Schutz: Alle Formulare und zustandsaendernden Anfragen sind gegen Cross-Site-Request-Forgery geschuetzt
- HttpOnly-Cookies: Session-Cookies sind nicht per JavaScript auslesbar
Organisatorische Massnahmen
- Mandantentrennung: Unternehmensdaten werden durch eine mehrstufige Mandantenarchitektur strikt getrennt (Tenant-Middleware)
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Zugriff auf Daten wird durch Rollen (Super-Admin, Unternehmens-Admin, Mitglied, Lernender etc.) gesteuert
- Prinzip der Datenminimierung: Es werden nur die fuer den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten erhoben
- Lokale Datenverarbeitung: OCR und KI-Verarbeitung erfolgen ausschliesslich lokal auf dem Server, ohne Uebermittlung an externe Cloud-Dienste
Dateispeicherung
- Private Dateien werden in einem nicht oeffentlich zugaenglichen Verzeichnis gespeichert
- Oeffentlich zugaengliche Dateien (z. B. Profilbilder) sind nur ueber gesicherte Pfade erreichbar
- Hochgeladene Dokumente werden ausschliesslich serverseitig verarbeitet
OpenID Connect und API-Zugang
OAuth 2.0 / OpenID Connect
KiEPhub stellt einen OAuth 2.0-Autorisierungsserver mit OpenID-Connect-Unterstuetzung bereit. Dieser ermoeglicht es angebundenen Anwendungen, sich mit den KiEPhub-Zugangsdaten anzumelden (Single Sign-On).
Uebermittelte Daten bei OIDC-Authentifizierung:
- Nutzer-ID (sub)
- E-Mail-Adresse und Verifizierungsstatus
- Vor- und Nachname
- Unternehmens-ID und Rolle (KiEPhub-spezifisch)
Die Freigabe dieser Daten erfolgt nur nach ausdruecklicher Zustimmung des Nutzers im Rahmen des OAuth-Autorisierungsablaufs.
API-Endpunkte
KiEPhub bietet API-Endpunkte, die per Bearer-Token (OAuth 2.0) geschuetzt sind. Die folgenden Bereiche (Scopes) sind definiert:
openid,profile,email– Standard-OIDC-Bereichetime-tracking– Zugriff auf die Zeiterfassungs-APIarchive-write– Schreibzugriff auf das Entwicklungsarchiv
Token koennen jederzeit vom Nutzer widerrufen werden.
Externe Plattform-Dienste
H5P Hub
Beim Abruf der verfuegbaren Inhaltstypen fuer die Lernplattform kontaktiert der Server den H5P Hub (h5p.org):
- Uebermittlung einer anonymen Server-Kennung (site_uuid)
- Abruf von Metadaten zu verfuegbaren Inhaltstypen
Es werden keine personenbezogenen Nutzerdaten uebertragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an aktuellen Lerninhalten). Anbieter: H5P Group, Norwegen.
Matrix-Kommunikation
KiEPhub ist an einen selbst gehosteten Matrix-Server (Synapse) angebunden:
- Automatische Erstellung eines Matrix-Benutzerkontos bei Erstanmeldung
- Zuordnung zu Unternehmens-Chatraeumen
- Login-Token fuer Single-Sign-On (SSO)
Die Kommunikation erfolgt ueber den selbst gehosteten Synapse-Server. Nachrichten werden Ende-zu-Ende-verschluesselt uebertragen, sofern die beteiligten Clients dies unterstuetzen.
Archivierungsfunktion (geplant): Ueber das Signalwort #notiert koennen Chat-Threads im KiEPhub archiviert werden. Bei privaten Chats wird ausschliesslich die eigene Zusammenfassung des Nutzers gespeichert – nicht der vollstaendige Chatverlauf des Gegenueber (DSGVO-konform). Mit #vergessen kann eine Archivierung rueckgaengig gemacht werden.
Zweck: Interne Kommunikation, Teamkollaboration. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Dokumentenverarbeitung und OCR
Nutzer koennen Dokumente (PDF, Bilder) hochladen, die lokal verarbeitet werden:
- Originaldateiname, Dateipfad, MIME-Typ, Dateigroesse
- Per OCR (Tesseract) extrahierter Text
- Per KI (Ollama) strukturiert extrahierte Daten (z. B. Rechnungsdaten)
- Verarbeitungsstatus
Wichtig: Die gesamte Dokumentenverarbeitung (OCR und KI-Extraktion) erfolgt ausschliesslich lokal auf dem Server. Es werden keine Dokumente oder deren Inhalte an externe Cloud-Dienste uebertragen. Die eingesetzte KI (Ollama) laeuft vollstaendig lokal und DSGVO-konform.
Zweck: Automatisierte Belegerfassung und -zuordnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Videokonferenzen (BigBlueButton)
Fuer Videokonferenzen wird BigBlueButton eingesetzt:
- Gastlinks mit Token-basiertem Zugang
- Teilnahmeprotokollierung (Gast-Eintraege)
- Analyserueckrufe (Teilnehmermetriken, Umfrageergebnisse)
Zweck: Durchfuehrung von Online-Meetings und Schulungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
E-Mail-Versand
Fuer den Versand transaktionaler E-Mails (Kontoverifizierung, Terminbestaetigungen, Bestellbestaetigungen, Passwort-Zuruecksetzung) wird ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Je nach Konfiguration koennen folgende Dienste verwendet werden:
- SMTP-Server (selbst gehostet oder externer Provider)
- Postmark (Wildbit LLC, USA)
- Amazon SES (Amazon Web Services, Inc., USA)
- Resend (Resend, Inc., USA)
Bei Nutzung von US-Diensten erfolgt die Datenuebermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Uebermittelte Daten: E-Mail-Adresse, Name des Empfaengers, Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken
Es findet keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken statt. Es werden keine Daten an Adresshaendler, Datenbroker oder aehnliche Unternehmen verkauft.
Drittlandsuebermittlung
Eine Uebermittlung personenbezogener Daten in Drittlaender (ausserhalb des EWR) findet nur dann statt, wenn einer der folgenden Dienste eingesetzt wird:
- Zoom (USA) – fuer Videokonferenzen
- Telegram (VAE) – fuer Bot-Integration
- Postmark / Amazon SES / Resend (USA) – fuer E-Mail-Versand (je nach Konfiguration)
In diesen Faellen ist die Uebermittlung durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und/oder einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO, EU-US Data Privacy Framework) abgesichert.
Die Kern-Datenverarbeitung (Datenbank, Dateispeicherung, OCR, KI) findet ausschliesslich auf Servern innerhalb des EWR statt.
Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die eingesetzte KI (Ollama) dient ausschliesslich der Unterstuetzung bei der Datenextraktion aus Dokumenten und der Chat-Funktion und trifft keine rechtlich relevanten Entscheidungen ueber betroffene Personen.
Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben gemaess der DSGVO folgende Rechte:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine Bestaetigung darueber zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Im Falle einer Verarbeitung haben Sie das Recht auf Auskunft ueber die verarbeiteten Daten sowie weitere Informationen (Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfaenger etc.).
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Die Aktualisierung von Profildaten kann jederzeit selbststaendig in den Kontoeinstellungen unter „Profil" vorgenommen werden.
Recht auf Loeschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Loeschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In den Kontoeinstellungen steht eine Funktion zur Kontoloeschung zur Verfuegung, die das Benutzerkonto und die zugehoerigen Daten dauerhaft entfernt.
Einschraenkung: Daten, die steuerlichen oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (z. B. Rechnungen, Zahlungsdaten), koennen erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen geloescht werden.
Recht auf Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen die Einschraenkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenuebertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gaengigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter der oben genannten Kontaktadresse.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gruenden, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht, Widerspruch einzulegen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmaessigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht beruehrt.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehoerde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstoesst.
Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklaerung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Aenderungen an unseren Diensten umzusetzen. Fuer Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklaerung.
Erhobene Daten und Zwecke der Verarbeitung
Registrierung und Benutzerkonto
Bei der Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos werden folgende Daten erhoben:
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vorname, Nachname | Identifikation, Anrede, Kommunikation | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung) |
| Benutzername | Eindeutige Identifikation im System | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| E-Mail-Adresse | Kontoverifizierung, Kommunikation, Benachrichtigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Passwort | Zugangsschutz (wird ausschliesslich als kryptographischer Hash gespeichert) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional) | Erhoehte Kontosicherheit mittels TOTP-Verfahren | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
Die E-Mail-Adresse wird durch einen Verifizierungslink bestaetigt. Passwoerter werden nie im Klartext gespeichert, sondern ausschliesslich als Einweg-Hash (bcrypt).
Erweiterte Profildaten (Personen)
Nutzer koennen freiwillig zusaetzliche Profildaten hinterlegen:
- Anrede, Titel, Zweitname, Namenszusatz, Pseudonym
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Profilbild
- Telefonnummer(n) und weitere E-Mail-Adressen
- Postanschrift(en) inkl. Angaben zur Verwendung (Brief, Paket, Rechnung)
- Persoenliche Notizen
Zweck: Verwaltung von Kontaktdaten, Zuordnung zu Unternehmen und Kursen, Kommunikation, Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung), bei freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Unternehmensdaten
Fuer die Zuordnung zu Unternehmen und die Mandantenfaehigkeit werden Unternehmensdaten verarbeitet:
- Unternehmensname, Rechtsform, Gruendungsdatum
- Steuernummer, USt-IdNr., Handelsregisterdaten
- Website, Logo, Favicon, Primaerfarbe (Branding)
- Kontaktdaten und Bankverbindungen (IBAN, BIC)
Zweck: Mandantentrennung, Rechnungsstellung, rechtliche Anforderungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).
Zahlungsdaten
Fuer die Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen werden folgende Daten verarbeitet:
- SEPA-Lastschrift: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsnummer, Mandatsdatum
- PayPal: E-Mail-Adresse des PayPal-Kontos
- Kreditkarte: Ausschliesslich die letzten 4 Ziffern, Karteninhaber, Ablaufdatum (keine vollstaendige Kartennummer)
- Bankueberweisung: Transaktionsdaten (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Gegenpartei IBAN/Name)
Zweck: Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrungspflichten).
Bestellungen und E-Commerce
Bei Bestellungen ueber den integrierten Shop werden verarbeitet:
- Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellstatus
- Bestellte Artikel mit Preisen, Mengen, Mehrwertsteuer
- Lieferadresse und Rechnungsadresse (vollstaendige Anschrift)
- Zahlungsstatus und -methode
- Sendungsverfolgungsnummer und Versanddienstleister
- Ggf. Verzicht auf das Widerrufsrecht mit Zeitstempel
Zweck: Vertragserfuellung, Versand, Buchhaltung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Lernplattform und H5P-Inhalte
Im Rahmen der Lernplattform werden folgende Daten verarbeitet:
- Kurseinschreibungen und Teilnehmerzuordnungen
- Erstellte H5P-Lerninhalte (Titel, Autor, Lizenz, Inhalt, Beschreibung)
- Kursbereiche, Kurs-Tags und Kursfortschritt
- Zuordnung von Inhalten zu Nutzern und Unternehmen
Zweck: Bereitstellung von Lerninhalten, Kursverwaltung, Fortschrittsverfolgung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung).
H5P-Inhalte werden lokal auf dem Server gespeichert.
Terminverwaltung
Fuer die Terminbuchung und -verwaltung werden verarbeitet:
- Name, E-Mail, Telefonnummer des Buchenden
- Termin-Zeitraum (Start/Ende), Termintyp
- Gastgeber und Buchender (Nutzerzuordnung)
- Nachricht des Buchenden
- Ort und ggf. Zoom-Meeting-Daten (Meeting-ID, Beitritts-URL)
- Stornierungsdaten (Zeitpunkt, Stornierungsgrund)
- Erinnerungsstatus
Zweck: Terminkoordination, Erinnerungen, Stornierungsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Termine koennen als ICS-Datei exportiert und in Kalenderanwendungen (z. B. Google Calendar) importiert werden.
Aktivitaetsverfolgung (Time-Tracking)
Sofern aktiviert, werden im Rahmen der Aktivitaetsverfolgung folgende Daten erfasst:
- Anwendungsname und Fenstertitel der genutzten Applikation
- Aufgerufene URL
- Aktiv-/Inaktiv-Status
- Zeitstempel der Erfassung (Heartbeat)
Die Erfassung erfolgt ueber eine API-Schnittstelle und ist regelbasiert konfigurierbar (z. B. getrennte Regeln fuer berufliche und private Nutzung). Taeglich werden aggregierte Zusammenfassungen erstellt.
Zweck: Zeiterfassung, Produktivitaetsanalyse, Arbeitszeitdokumentation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchfuehrung im Rahmen eines Beschaeftigungsverhaeltnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Arbeitgebers).
KI-Chat
Die Plattform bietet eine KI-Chat-Funktion, bei der folgende Daten verarbeitet werden:
- Chat-Sitzungen (Titel, zugeordneter Nutzer und Unternehmen)
- Chat-Nachrichten innerhalb der Sitzungen
- Verwendetes KI-Modell
Zweck: Unterstuetzung bei Aufgaben durch KI-basierte Textverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Externe Dienste und Datenweitergabe
Moodle (Lernmanagementsystem)
Bei aktivierter Moodle-Integration werden Kurseinschreibungen und Teilnehmerdaten mit einer externen Moodle-Instanz synchronisiert. Die Kommunikation erfolgt ueber eine verschluesselte API-Verbindung. Der API-Schluessel wird verschluesselt gespeichert.
Uebermittelte Daten: Nutzername, E-Mail, Kurszuordnungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
EasyVerein (Mitgliederverwaltung)
Bei aktivierter EasyVerein-Integration werden Kontaktdaten, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Mitgliedsgruppen und Belege mit EasyVerein synchronisiert.
Uebermittelte Daten: Kontaktdaten der Mitglieder, Adressdaten, Belegdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anbieter: EasyVerein GmbH, Deutschland.
Lexware Office (Buchhaltung)
Bei aktivierter Integration werden Kontakt- und Rechnungsdaten mit Lexware Office synchronisiert.
Uebermittelte Daten: Kundendaten, Rechnungsinformationen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Anbieter: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Deutschland.
Odoo (ERP-System)
Bei aktivierter Odoo-Integration werden folgende Daten synchronisiert:
- Produktdaten (Preise, Steuerklassen)
- Kundenstammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
- Bestellungen und Rechnungen
- Nutzerdaten (E-Mail, Name)
Die Odoo-Instanz wird selbst gehostet. Die Kommunikation erfolgt ueber eine verschluesselte Verbindung. Zugangsdaten werden verschluesselt gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Nextcloud
Bei aktivierter Nextcloud-Integration wird der Nextcloud-Benutzername in den Kontaktdaten gespeichert, um die Verknuepfung mit dem Dateisystem zu ermoeglichen.
Uebermittelte Daten: Benutzername. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Telegram
KiEPhub bietet eine Telegram-Bot-Integration:
- Speicherung des Telegram-Benutzernamens und der Chat-ID in den Kontaktdaten
- Empfang von Nachrichten ueber einen Webhook
Uebermittelte Daten: Telegram-Benutzername, Chat-ID. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Verknuepfung). Anbieter: Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Telegram.
Zoom (Videokonferenzen)
Fuer bestimmte Termine kann eine Zoom-Integration genutzt werden:
- Meeting-ID, Beitritts-URL und Start-URL werden gespeichert
- Die Videokonferenz selbst wird ueber Zoom-Server abgewickelt
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter: Zoom Video Communications, Inc., USA. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Zoom. Die Datenuebermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Aufbewahrungsfristen
| Datenkategorie | Aufbewahrungsfrist | Grundlage |
|---|---|---|
| Benutzerkonto | Bis zur Loeschung durch den Nutzer | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bestellungen und Rechnungen | 10 Jahre nach Abschluss des Geschaeftsjahres | § 147 AO, § 257 HGB |
| Zahlungsdaten (SEPA-Mandate) | 14 Monate nach letzter Einziehung bzw. 10 Jahre (Buchhaltungsbelege) | § 147 AO |
| Banktransaktionen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Sitzungsdaten | 120 Minuten nach letzter Aktivitaet | Technische Notwendigkeit |
| Aktivitaetsdaten (Time-Tracking) | Konfigurierbar je Unternehmen | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO |
| E-Mail-Verifizierungstoken | Bis zur Verifizierung | Technische Notwendigkeit |
| Passwort-Reset-Token | 60 Minuten | Technische Notwendigkeit |
| Server-Protokolle (Logs) | 14 Tage (Standard) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Hochgeladene Dokumente | Bis zur Loeschung durch den Nutzer oder Projektende | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Chat-Sitzungen (KI) | Bis zur Loeschung durch den Nutzer | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausuebung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an:
KiEP Akademie UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG